Il formato PDF ("Portable Document Format") è un formato di file utilizzato per rappresentare documenti. I documenti possono contenere testo, immagini, grafici e contenuti multimediali. È un formato aperto: la sua struttura è stata resa pubblica e chiunque può sviluppare software che leggano e scrivano file PDF senza pagare alcun diritto alla Adobe Systems.
Il formato PDF/A è un sottoinsieme del formato PDF, appositamente pensato per garantire il principio dell’interoperabilità tra i sistemi di gestione documentale e della conservazione dei documenti informatici così come previsto dall'Allegato 2 alle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
PDF/A-1b (basato su PDF versione 1.4 - standard ISO 19005-1:2005)
Questo livello di conformità garantisce che il documento mantenga nel tempo lo stesso aspetto visivo.
Per ottenere questo, in fase di creazione occorrerà applicare queste restrizioni e obblighi:
PDF/A-1a (basato su PDF versione 1.4 - standard ISO 19005-1:2005)
Questo livello di conformità, dovendo garantire anche l'accessibilità al contenuto dei documenti da parte degli utenti con disabilità, oltre ad avere gli stessi obblighi e restrizioni del livello B, dovrà anche contenere descrizioni alternative per le immagini e adeguate informazioni relative alla struttura logica e all'ordine di lettura del testo.
PDF/A-2 (basato su PDF versione 1.7 - standard ISO 19005-2:2011)
Le restrizioni sono le stesse dello standard PDF/A-1 ma sono ammesse queste eccezioni:
PDF/A-2a: garantisce come lo standard PDF/A-1a la piena accessibilità al contenuto del documento.
PDF/A-2b: garantisce come lo standard PDF/A-1b la sola conformità visiva.
PDF/A-2u: non contiene, come invece il PDF/A-2a, le informazioni relative alla struttura del documento, ma oltre a garantire che le pagine possano essere riprodotte visivamente in modo fedele, grazie al rispetto del sistema di codifica Unicode indipendente dal sistema operativo, dalla lingua o dal programma utilizzato, il testo può anche essere estratto e ricercato.
Anche per questo standard esistono, come per il PDF/A-2, tre sottolivelli: PDF/A-3a, PDF/A-3b e PDF/A3-u.
Mentre il PDF/A-2 consente solamente allegati conformi a PDF/A, il PDF/A-3 permette invece di allegare qualsiasi tipo di file (DOC, DOCX, XLS, XLSX, disegni tecnici, immagini digitali, database, file CSV, XML, HTML, ecc.).
Ne permette la presenza e l'estrazione futura, ma non ne garantisce però l'apertura e la fruizione.
Il formato PNG ("Portable Network Graphics") è un formato di file utilizzato per memorizzare immagini a diversi livelli di definizione. Generalmente è ottimo per le foto, considerando che riesce a registrare tantissime informazioni in poco spazio.
Il formato PNG è idoneo alla conservazione dei documenti informatici (Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 03/12/2013, n. 3).
Il formato TIFF ("Tagged Image File Format") è un formato di file utilizzato per memorizzare immagini a diversi livelli di definizione. Si tratta di un formato molto versatile, usato spesso da scanner, fax e stampanti perchè di inserire dentro al file molte informazioni aggiuntive come profili colore personalizzati per la stampa.
Il formato XML ("Extensible Markup Language") è un linguaggio creato per definire una sintassi per la codifica dei documenti che sia gli umani che le macchine potrebbero leggere. Lo fa attraverso l’uso di tag che definiscono la struttura del documento, nonché il modo in cui il documento deve essere memorizzato e trasportato.
I file in formato XML sono comunemente utilizzati da una vasta gamma di applicazioni per trasferire dati tra programmi e possono essere creati e aperti con qualsiasi editor di testo.
Il formato ZIP può essere paragonato a un contenitore all'interno del quale inserire tutti i tipi di file per far si che essi occupino meno spazio. Per questo motivo un archivio ZIP può essere chiamato anche “archivio compresso“.
Con il termine open data si fa riferimento ad alcuni tipi di dati (informazioni, dati numerici, ecc.) che possono essere liberamente utilizzati, riutilizzati e redistribuiti.
I dati aperti sono disponibili in un formato aperto, standardizzato e leggibile da un’applicazione informatica per facilitare la loro consultazione e incentivare il loro riutilizzo anche in modo creativo e a loro volta devono essere rilasciati attraverso licenze libere che non ne impediscano la diffusione e il riutilizzo da parte di tutti i soggetti interessati.
Un file in formato MS/DOC è un editor di testo con l'estensione DOC di Microsoft Word. Un file DOC è usato per creare, formattare e modificare documenti.
Il formato file DOC può essere usato di default per salvare documenti in edizioni di Word pre-2007. Successivamente é stato sostituito da un formato basato su XML con l'estensione DOCX. Nonostante l'adozione di un nuovo formato, documenti DOC sono ancora supportati e leggibili da tutti i prodotti Word, incluso 2007 o successivo.
Un file in formato MS/DOCX è il nuovo file di testo con l'estensione DOCX di Microsoft Word.
Un file in formato MS/XLS è un file di calcolo con l'estensione XLS di Microsoft Excel. Un file XLS è usato per contenere informazioni in una griglia di colonne verticali e righe orizzontali. Lo schema tabulare permette di creare diagrammi e grafici ed eseguire svariati calcoli e analisi statistiche.
Il domicilio digitale è un indirizzo elettronico valido per la trasmissione di comunicazioni che devono avere valore legale.
